L’entretien par véhicule
Retrouvez les interventions, leurs coûts et les informations utiles pour préparer la prochaine vidange.
GESTION DU PARC AUTOMOBILE · ENTRETIEN ET DOCUMENTS
Votre flotte de location, de la vidange à la visite technique.
La gestion d’une flotte de location ne se limite pas à savoir quelle voiture est louée. CarthageGo aide les agences tunisiennes à retrouver le kilométrage, les entretiens, les documents et les dépenses de chaque véhicule, puis à tenir compte de son indisponibilité dans leurs locations.
Pourquoi suivre l’entretien dans le même outil que vos locations ?
Une voiture qui semble libre peut avoir besoin d’une vidange ou d’un renouvellement de document. En rapprochant le planning, les kilométrages et l’historique d’entretien, votre agence peut préparer une immobilisation avant de promettre ce véhicule à un client.
- Retrouvez la dernière intervention et les dépenses enregistrées sur la voiture.
- Préparez le renouvellement de l’assurance et de la visite technique à partir de leurs échéances.
- Consultez le rapport du véhicule pour comprendre son activité et les charges saisies.
Les échéances essentielles
Suivez l’assurance et la visite technique avec des dates de validité et des rappels à l’agence.
L’historique de la voiture
Consultez ses locations, les dépenses enregistrées et son rapport détaillé pour mieux préparer vos décisions.
Créer une fiche pour chaque voiture de votre parc
Le responsable de l’agence ajoute ses véhicules, leurs caractéristiques et leurs photos dans son espace. Il peut proposer un modèle qui n’existe pas encore dans le catalogue. Les modèles privés et les photos de l’agence restent séparés des visuels publiés sur la marketplace CarthageGo.
La publication d’un nouveau modèle sur le site public passe par la validation de CarthageGo et l’utilisation d’un visuel public approuvé. Ajouter une voiture pour gérer votre agence ne signifie donc pas publier immédiatement toutes ses photos pour les voyageurs.
- Identifier la voiture et renseigner son kilométrage.
- Compléter les caractéristiques et les photos utiles à votre équipe.
- Enregistrer les informations d’assurance et de visite technique.
Suivre la vidange avec le kilométrage et les interventions
À chaque retour, l’agent ou le responsable renseigne le kilométrage relevé. Ces informations aident l’agence à préparer l’entretien. Le suivi de maintenance permet de conserver la vidange et les autres interventions avec leurs dates, le kilométrage et les dépenses enregistrées.
Lorsqu’une voiture doit être immobilisée, sa disponibilité doit correspondre au travail prévu. Le planning de flotte met les périodes de location et de maintenance dans une même vue. Vous pouvez ainsi préparer une autre voiture pour un départ sans oublier une intervention déjà planifiée.
Les intervalles d’entretien dépendent du véhicule et de vos consignes de maintenance. Le logiciel conserve votre suivi ; le choix de l’huile, des pièces et des opérations doit rester adapté aux recommandations du constructeur et à votre garage.
Anticiper l’assurance et la visite technique
Les documents du véhicule ont leur propre suivi : date de validité, justificatif et échéance. Les rappels à l’agence permettent de préparer le renouvellement avant expiration. La validité des documents requis est contrôlée dans l’affectation des véhicules pour éviter de traiter une voiture non conforme comme disponible.
Le responsable doit renseigner les échéances correctement et enregistrer les documents renouvelés. Un rappel dépend aussi d’une adresse de contact valable et de la configuration de l’envoi des emails. Gardez une vérification régulière de vos échéances, particulièrement avant une période de forte activité.
Comprendre les dépenses et l’activité de chaque véhicule
Le rapport détaillé d’une voiture rapproche ses locations et les dépenses saisies. Une réparation, une vidange ou une autre charge enregistrée permet au responsable de retrouver ce qui a été dépensé sur le véhicule. Le suivi aide à identifier une voiture souvent immobilisée ou coûteuse à entretenir.
La lecture du rapport dépend des opérations effectivement enregistrées. Une facture de garage restée en dehors du logiciel ne sera pas comptabilisée automatiquement. Faites de la saisie des dépenses et du kilométrage une étape de votre clôture de location.
UNE SITUATION DU QUOTIDIEN
Exemple : préparer une vidange après une restitution
Ce scénario illustre le suivi d’un véhicule ; les seuils d’entretien sont ceux définis pour votre voiture.
- L’agent relève le kilométrage à la restitution et signale l’état du véhicule.
- Le responsable consulte son historique et prépare l’intervention d’entretien.
- Il prend en compte l’immobilisation dans le planning avant la prochaine location.
- Après l’intervention, l’agence enregistre la dépense, la date et le kilométrage du service.
Les informations utiles pour démarrer la gestion de flotte
- La liste des voitures et leur kilométrage actuel.
- Les dernières vidanges et les entretiens déjà prévus.
- Les dates de fin d’assurance et de visite technique.
- Les réservations en cours et les immobilisations connues.
Nous vous présentons le fonctionnement avec un exemple, puis nous préparons la mise en service selon votre flotte et votre organisation.
La vidange fait-elle partie du logiciel de gestion ?
Oui. Le suivi d’entretien et de vidange est rattaché aux véhicules, avec l’historique des interventions et les dépenses enregistrées. Demandez une démonstration avec une voiture de votre parc.
Puis-je gérer mes voitures sans les montrer aux clients CarthageGo ?
Oui. La gestion de votre flotte et sa publication sur la marketplace sont séparées. Vos modèles et photos privés ne sont pas automatiquement utilisés dans le catalogue public.
Qui peut renseigner le kilométrage au retour ?
L’agent affecté peut renseigner le retour depuis son espace. Le responsable de l’agence peut également compléter le dossier et vérifier les informations.
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